לוחות זמנים #
לוחות זמנים מספקים דרך קלה למשתמשים לקבל גישה לנתונים כשהם זקוקים להם, מבלי להתחבר ולהריץ דוחות ידנית.
כל לוח זמנים שנוצר יכול להריץ מספר דוחות, כל אחד עם טווח תאריכים ואפשרויות סינון שונות. כאשר לוח הזמנים רץ, קישורים לדוחות נשלחים למשתמשים שצוינו, ומאפשרים להם לצפות בפלט מבלי להמתין לריצת הדוחות.
info
כאשר לוחות הזמנים הושלמו, המשתמשים שנבחרו יקבלו דוא"ל עם קישורים לדיווחים שהופעלו. כדי לגשת לדוחות, המשתמשים יצטרכו כניסה תקפה לפורטל. דוחות אינם מצורפים למייל עצמו כדי לשמור על אבטחת המערכת.
ניהול לוחות זמנים #
לכל מרחב עבודה יש אזור 'לוחות זמנים' ייעודי משלו, המספק רשימה של כל לוחות הזמנים שנוצרו. מממשק זה ניתן ליצור, לערוך ולמחוק לוחות זמנים. לכל לוח זמנים יש את דפי המאפיינים הבאים שצריך להגדיר אותם:
- פרטים עיקריים - ספק שם ותיאור ללוח הזמנים כדי לאפשר למשתמשים לזהותו בקלות
- לוח זמנים - ספק פרטים מתי לוח הזמנים צריך לפעול
- דוחות - בחר את הדוחות ואת טווח הסינון/התאריכים הרלוונטיים
- מקבלי דוא"ל - הזן את כתובות האימייל של המשתמשים שיקבלו את הקישורים לדוחות המופעלים לפי לוח הזמנים
לוח הזמנים יריץ את הדוחות שהוגדרו במרחב העבודה. הדוחות תמיד ירוצו בתצורה הנוכחית שלהם, אין צורך לעדכן לוח זמנים אם דוח עודכן.
info
הרשאות ליצירה/עריכת לוחות זמנים נשלטות ברמת Workspace.
tip
אפשרות 'הרצה' יכולה לשמש לביצוע כל הדוחות במסגרת לוח זמנים באופן מיידי. שימוש באפשרות 'הרצה' לא ישפיע על הזמן המתוכנן הבא.
לוח זמנים #
לוח הזמנים שולט מתי וכמה פעמים הדוחות מופעלים.
| חזרה | תיאור | אפשרויות |
|---|---|---|
| לפי שעה | הריץ את לוח הזמנים כל 'X' שעות | בחר את הדקה שבה לוח הזמנים אמור לפעול. אם נדרש, הגביל את לוח הזמנים לזמנים מסוימים ביום או ימים מסוימים בשבוע. |
| יומי | הרץ את לוח הזמנים פעם ביום | בחר את שעת הלוח זמנים שצריך לפעול. אם נדרש, הגבל את לוח הזמנים לימים מסוימים בשבוע. |
| שבועי | הריץ את לוח הזמנים פעם בשבוע | בחר את יום השבוע ואת שעת היום שבה צריך לפעול הלוח זמנים. |
| חודשי | הריץ את לוח הזמנים כל 'X' חודשים1 | בחר את יום החודש ואת שעת היום שבה צריך לפעול. |
| יום החודש | הריץ את לוח הזמנים ביום מסוים בחודש | בחר את יום החודש ואת שעת היום שבה צריך לפעול. |
דיווחים #
סעיף הדוחות בלוח הזמנים מספק גישה לבחירת אילו דוחות ירוץ הלוח זמנים. ניתן להוסיף מספר דוחות ללוח זמנים אחד, שלכל אחד מהם פילטר ו/או טווח תאריכים ייחודי משלו.
לחץ על כפתור 'הוסף דוח' כדי להוסיף דוח ללוח זמנים. בחר אחד מהדוחות של Workspace מהרשימה הנפתחת ואז בחר מסנן וטווח תאריכים.
info
ניתן להוסיף עד 5 דוחות שונים ללוח זמנים אחד.
פילטר #
בחר מתוך אחד מהמסננים המוגדרים מראש. כל דוח שנוסף ללוח הזמנים יכול לקבל מסנן שונה.
info
אם מסנן מעודכן, אין צורך לערוך לוח זמנים באמצעותו, לוח הזמנים ישתמש בגרסה העדכנית ביותר של המסנן כשהוא יריץ.
טווח תאריכים #
בעת בחירת טווח תאריכים, מסופקים תאריכים הקשקיים כמו 'היום', 'אתמול', 'שבוע שעבר', כך שנתוני הדוח משתנים בכל פעם שהמערכת פועלת.
info
תחילת השבוע מוגדרת כיום ראשון, ולכן טווחי תאריכים כמו 'השבוע הזה' ו'השבוע האחרון' יימשכו מיום ראשון עד שבת.
הגבלת טווח זמן #
בנוסף לטווח התאריכים שבו הדוח יועבר, ניתן גם להגביל את שעת היום וימי השבוע. זה שימושי לכלול שיחות רק בתוך שעות העבודה, למשל.
לדוגמה, אם דוח מופעל עבור 'Last Week', ניתן להגביל את טווח הזמן לימי חול בלבד ו-9:00 עד 5 בערב, כך שרק הנתונים בתוך שעות העבודה ייכללו.
סוג פלט #
לכל דוח שמתווסף, ניתן לבחור סוג פלט שונה:
- קישור לאינטרנט2 -> הדוא"ל המתוזמן יכלול קישור לקובץ הדו"ח.
- CSV file -> הדוח יתווסף כקובץ CSV לדואר אלקטרוני.
- Microsoft Excel file -> הדוח יתווסף כקובץ מצורף Excel קובץ מצורף למייל.
- PDF -> הדוח יתווסף כקובץ PDF למייל.
זוכים #
בחר כתובת דוא"ל אחת או יותר לשלוח אליהן את דואר השלמת לוח הזמנים. המייל יכיל קישור לכל הדוחות שהופעלו כחלק מהלו"ז. כדי לצפות בתוצאות הדוחות, המשתמשים צריכים ללחוץ על הקישור הרלוונטי בתוך האימייל.
לאחר פתיחת דוח, משתמשים יכולים לייצא את הדוח אם יש להם את ההרשאה המתאימה.
info
כדי לגשת לתוצאות הדוח המתוזמן, המשתמשים צריכים או התחברות תקפה לפורטל או לדעת את password המשותף מראש עבור מרחב העבודה.
מגבלות לוח זמנים #
הגבולות ברירת המחדל הבאות מוחלות על תזמון.
| תיאור | גבול |
|---|---|
| שורות | 50,000 לכל דוח |
| דיווחים | 5 לכל לוח זמנים |
| לוחות זמנים | 10 לכל מרחב עבודה |
| שידורי לוחות זמנים | 25 ליום (מקסימום 1 לשעה) |